Sredstvima iz fondova Evropske unije finansiraju se projekti koji doprinose razvojnim ciljevima Crne Gore, ali i Evropske unije u cjelini. Sva područja koja mogu biti predmet finansiranja kroz EU fondove definisana su u programskim dokumentima koji se nazivaju „operativni programi” i „akciona dokumenta”, a obuhvataju neku od već navedenih oblasti podrške.
Ukoliko projektna ideja određene institucije/organizacije ne pripada nijednom području obuhvaćenom operativnim programom ili akcionim dokumentom ma koliko bila dobra ili inovativna, nije je moguće finansirati sredstvima Evropske unije. Takođe, važno je naglasiti da se redovne aktivnosti organizacija ne finansiraju, već se projektom mora stvarati dodatna vrijednost ili kreirati nova usluga, te je neophodno da postoje jasni rezultati koji će se postići projektom.
Procedure ugovaranja projekata se sprovode u skladu sa pravilima propisanim Praktičnim vodičem za javne nabavke i donacije Evropske unije (PRAG). Praktični vodič sadrži detaljne informacije o procedurama nabavki i donacija-od prvobitnih koraka u proceduri do dodjeljivanja, potpisivanja i realizacije ugovora. Poštovanje PRAG prаvilа obezbjeđuje da se odaberu odgovarajući kvalifikovani dobavljači roba, pružaoci usluga ili izvođači radova, dobije najbolja vrijednost za uloženi novac i obezbijedi transparentnost korišćenja sredstava Evropske unije. PRAG sadrži pravila i obrasce koje moraju primjenjivati Evropska komisija i ugovorna tijela u decentralizovanom sistemu upravljanja EU fondovima, ka i podnosioci ponuda/aplikacija u okviru postupaka dodjele ugovora za spoljne aktivnosti Evropske unije.
Ukoliko organizacija želi da određenu ideju pretvori u projekat koji će biti finansiran EU sredstvima, za početak je potrebno pronaći odgovarajući poziv koji podržava ciljeve projekta. Na web portalima Evropske komisije www.webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services, Direktorata za finansiranje i ugovaranje sredstava EU pomoći www.cfcu.gov.me i u dnevnoj štampi, objavljuju se trenutno otvoreni pozivi, kao i najave budućih poziva za dostavljanje projekata, kako bi zainteresovane organizacije pronašle poziv koji odgovara njihovom području interesa i provjerile da li je određena projektna ideja prihvatljiva za finansiranje.
Na koji način prijaviti projekat i u kom obliku, određeno je tenderskom dokumentacijom koja se objavljuje u okviru svakog poziva. Najvažniji dokument su Smjernice za aplikante, koji sadrži sve informacije potrebne za prijavu projekta: aktivnosti koje se mogu finansirati, listu prihvatljivih korisnika, rokove za prijavu projekta i ostale uslove. Nakon što se pronađe odgovarajući poziv, potrebno je dobro proučiti konkursnu dokumentaciju i priložene obrasce, a potom pripremiti prijedlog projekta prema instrukcijama koje su sastavni dio priloženih obrazaca.
Prilikom pisanja projektnog prijedloga, neophodno je pažljivo definisati sljedeće elemente: relevantnost projekta i razlozi za njegovo sprovođenje; ciljevi i rezultati koji se žele postići; usklađenost sa strateškim dokumentima; ciljne grupe i krajnji korisnici na čiju će dobrobit projekat posredno ili neposredno uticati; saradnici i partneri koji će biti angažovani na sprovođenju projekta i relevantnost uspostavljenih partnerstava za postizanje utvrđenih rezultata; jasna identifikacija troškova neophodnih za uspješnu realizaciju projekta.
Takođe, Direktorat za finansiranje i ugovaranje sredstava EU pomoći savjetuje svim zainteresovanim subjektima da posjete informativne radionice koje se organizuju nakon objave poziva, kao i forume za traženje partnera, na kojima se mogu pribaviti detaljnije informacije o načinima prijave projekta i kriterijumima za njihovo ocjenjivanje, ali i razmijeniti projektne ideje i uspostaviti direktni kontakti sa potencijalnim partnerima.
Dosadašnja iskustva Direktorata pokazuju da je interesovanje za učešće u projektima finansiranim od strane Evropske unije veliko, uglavnom zbog širokog opsega IPA podrške, već uspostavljenih partnerstava i prethodnih iskustava određenih organizacija sa sličnim organizacijama u regionu, ali i u državama članicama EU.
Potencijalni problemi u apliciranju za EU sredstva su zahtjevna pravila i procedure Evropske unije, koja zahtijevaju prilično snažne upravljačke kapacitete institucija, prethodno iskustvo na realizaciji projekata, kao i ko-finansiranje (najčešće 15%) koje potencijalni korisnici moraju obezbijediti iz soptvenih izvora. Iz navedenih razloga, manjim organizacijama se savjetuje da uspostave partnerstva sa organizacijama koje su već stekle iskustvo upravljanja EU fondovima, kao i da apliciraju za finansijska sredstva koja se obezbjeđuju kroz mehanizme tzv. finansijske podrške trećim stranama, kako bi izgradile svoje finansijske i tehničke kapacitete za uspješno sprovođenje i izvještavanje o projektima koji se realizuju uz podršku Evropske unije.