Diplomatska misija verbalnog notom obavještava Diplomatski protokol Ministarstva vanjskih poslova Crne Gore (u daljem tekstu: Diplomatki protokol) o datumu i vremenu dolaska novoimenovanog šefa misije, kao i o načinu/sredstvu transporta kojim je planirano da doputuje u Crnu Goru radi stupanja na dužnost.
Ako postoji zahtjev za vizu između Crne Gore i zemlje pošiljaoca (takođe i za nosioce diplomatskih pasoša), novoimenovani ambasador i šef misije i osobe koje ga/nju prate moraju, prije njihovog dolaska u Crnu Goru, dobiti crnogorsku vizu.
Ukoliko novoimenovani šef misije dolazi u Crnu Goru avionom, broj leta, imena osoba u pratnji i predviđeno vrijeme dolaska na aerodrom moraju biti unaprijed najavljeni Diplomatskom protokolu.
Novoimenovanog šefa diplomatske misije sa rangom ambasadora, dočekuje na aerodromu šef ili predstavnik Diplomatskog protokola ako on/ona dolazi radnim danom, u toku radnog vremena.
Ako imenovani šef misije dolazi van ovog vremena ili u toku državnih praznika, brži i nesmetani prelazak državne granice je obezbijeđen.
Diplomatski protokol organizuje i snosi troškove korišćenje VIP salona na aerodromima u Podgorici i Tivtu, prilikom dolaska novoimenovanog šefa misije u Crnu Goru, kao i njihovog odlaska sa dužnosti. U ostalim slučajevima korišćenje VIP salona, diplomatska predstavništva mogu direktno dogovoriti sa službama aerodroma, na svoj trošak: https://montenegroairports.com/aerodrom-podgorica/putnici-i-posjetioci/vip-usluga/
Ukoliko novoimenovani šef misije dolazi u Crnu Goru ličnim kolima, marka, tip, boja i registarske tablice vozila, kao i ime vozača i ostalih lica koja ga prate moraju biti unaprijed dostavljeni Diplomatskom protokolu. Državna granica na kojoj će imenovani šef misije ući u Crnu Goru i predviđeno vrijeme prelaska moraju biti najavljeni, u cilju obezbjeđivanja brzog i nesmetanog prelaska državne granice.
U slučaju da nekoliko novoimenovanih šefova misija u Crnoj Gori čekaju da predaju akreditive, redosljed predstavljanja akreditiva se određuje u skladu sa datumom njihovog/njenog zahtjeva za predaju akreditiva.
Novoimenovani ambasador predaje kopije akreditivnog pisma i pisma opoziva njegovog/njenog predhodinika šefu Diplomatskog protokola ili, u slučaju njegove spriječenosti, nekom od generalnih direktora. Novoimenovani šef misije može imati najviše tri člana diplomatskog osoblja Ambasade u pratnji prilikom predaje kopije akreditiva.
Novoimenovani šef diplomatske misije (Ambassador Designate), koji je predao kopije akreditivnih pisama može obavljati ograničene službene funkcije u periodu dok čeka na predaju akreditivnih pisama predsjedniku Crne Gore. U tom periodu, on može da uspostavlja kontakte u MVP i državnoj administraciji, kao i diplomatskom koru. Preporučuje se da ne posjećuje članove Vlade i predsjednika Skupštine, te da izbjegava javna saopštenja.
U dogovoreno vrijeme, predstavnik Državnog protokola dolazi u rezidenciju ili službene prostorije diplomatske misije, ili hotela. Šef misije i predstavnik Državnog protokola napuštaju rezidenciju, službene prostorije diplomatske misije ili hotel i odlaze ka rezidenciji Predsjednika u službenom vozilu protokola, na kojem će se vijoriti dvije zastave Crne Gore, rutom koja je unaprijed utvrđena, uz policijsku pratnju. U pratnji šefa misije mogu biti najviše tri člana njegove/njene pratnje koji se prevoze protokolarnim vozilom. Po pravilu, šefa misije prate članovi diplomatskog osoblja ambasade ili bliski članovi porodice, a samo u izuzetnim slučajevima ih mogu pratiti druga lica.
Ambasada mora unaprijed obavijestiti Diplomatski protokol o imenima i zvanjima osoba koje prate šefa misije.
Redosljed vozila, prilikom predaje akreditiva, je sljedeći:
Prije ceremonije, službeno vozilo se zaustavlja ispred glavnog ulaza Rezidencije Predsjednika na Cetinju, gdje ga dočekuje šef Diplomatskog protokola ili njegov zamjenik. Zastava Crne Gore i zemlje pošiljaoca moraju se istaći iznad glavnog ulaza Rezidencije. Počasna jedinica Vojske Crne Gore postrojena je sa lijeve strane crvenog tepiha u odnosu na zaustavljeno vozilo ispred ulaza u Rezidenciju Predsjednika. Ambasadora pozdravlja komandant Počasne jedinice počasnim pozdravom. On/ona vrši smotru u pratnji šefa Diplomatskog protokola ili njegovog zamjenika, okreće se ka zastavi i blagim naklonom pozdravlja zastavu Crne Gore, nakon toga nastavlja da se kreće tepihom prema ulazu u Predsjedničku rezidenciju. Ispred Rezidencije Predsjednika, šefa misije dočekuje i pozdravlja šef Državnog protokola Crne Gore ili njegov zamjenik. Sa šefom Državnog protokola Crne Gore ili zamjenikom sa svoje lijeve strane i šefom Diplomatskog protokola sa svoje desne strane, šef misije ulazi u salon rezidencije Predsjednika. Članovi pratnje šefa misije prate par koraka iza.
Šef misije produžava do počasnog mjesta, do kog je vođen od strane šefa Državnog protokola Crne Gore (šef Diplomatskog protokola prilazi šefu misije s desne strane). Članovi pratnje šefa misije stoje iza njega/nje (vidi skicu) u skladu sa preseansom s lijeva na desno (gledano sprijeda). Predsjednik Crne Gore ulazi u veliku dvoranu sa suprotne strane i produžava do određenog mjesta nasuprot šefa misije.
Šef Državnog protokola Crne Gore predstavlja ambasadora Predsjedniku Crne Gore izgovarajući glasno njegovu/njenu funkciju, ime i prezime, i naziv zemlje pošiljaoca.
Odmah nakon najave šefa Državnog protokola Crne Gore, šef misije obraća se Predsjedniku riječima:
“Vaša Ekselencijo (opcija je i: gospodine Predsjedniče), dozvolite mi da Vam podnesem akreditive (slijedi puna adresa i ime šefa države pošiljaoca).
Tada on/ona prilazi Predsjedniku Crne Gore i formalno (sa obje ruke) predaje akreditivno pismo i pismo opoziva njegovog/njenog prethodnika. Oni se rukuju i tom prilikom se obavlja fotografisanje. Nakon toga, šef misije naizmjenično predstavlja članove svoje pratnje Predsjedniku Crne Gore. Pošto se završe predstavljanja, Predsjednik Crne Gore poziva ambasadora i članove njegove/njene pratnje u Salon. Pošto se razgovor završi, šef misije sa pratnjom pozdravlja se sa Predsjednikom Crne Gore i, u pratnji šefa Državnog protokola Crne Gore i šefa Diplomatskog protokola, upućuje se ka glavnom izlazu Rezidencije.
Po izlasku iz Rezidencije, u pratnji šefa Diplomatskog protokola, šef misije vrši smotru Počasne jedinice Vojske Crne Gore koja se nalazi s njegove desne strane, okreće se ka zastavi i pozdravlja zastavu blagim naklonom. On/ona ulazi u službeno vozilo, na kojoj se sada vije zastava države pošiljaoca sa desne strane, a zastava Crne Gore sa lijeve strane. U pratnji predstavnika Državnog protokola, šef misije se vraća u rezidenciju, službene prostorije diplomatske misije ili hotel, po unaprijed utvrđenoj ruti.
Otpravnik poslova en titre se akredituje kod ministra vanjskih poslova države primaoca (član 14. Bečke konvencije o diplomatskim odnosima). Otpravnik poslova en titre predaje kabinetsko pismo ministru vanjskih poslova Crne Gore ili njegovom/njenom zamjeniku.
Prije predaje akreditiva, šef diplomatske misije može se susresti sa šefom Diplomatskog protokola Ministarstva vanjskih poslova Crne Gore ili sa njegovim/njenim zamjenikom.
U slučaju da ambasador preda samo kopije njegovog/njenog akreditiva Ministarstvu vanjskih poslova Crne Gore, a nije još uvijek predao svoje akreditive predsjedniku Crne Gore, preporučljivo je da on/ona ne prisustvuje događajima na kojima je prisutan predsjednik Crne Gore ili da, prethodno, konsultuje Diplomatski protokol Ministarstva vanjskih poslova Crne Gore o prisustvovanju takvom događaju.
Nakon predaje akreditiva izvanrednog i opunomoćenog ambasadora, diplomatska misija može zatražiti, preko Diplomatskog protokola Ministarstva vanjskih poslova Crne Gore organizuje kurtoazni prijem kod najviših državnih zvaničnika.
Novoimenovani šef diplomatske misije (Ambassador Designate), koji je predao kopije akreditivnih pisama može obavljati ograničene službene funkcije u periodu dok čeka na predaju akreditivnih pisama predsjedniku Crne Gore. U tom periodu, on može da uspostavlja kontakte u MVP i državnoj administraciji, kao i diplomatskom koru. Preporučuje se da ne posjećuje članove Vlade i predsjednika Skupštine, te da izbjegava javna saopštenja.