Šta je CAF?

Riječ Ministarstva:

Zajedno za kvalitet! Zajedno do kvaliteta!

Za Vladu Crne Gore ovo je jedan od glavnih zadataka definisanih Strategijom reforme javne uprave do 2026. godine. Cilj je naprednom praksom i novim tehnikama osiguramo efikasan sistem upravljanja kvalitetom, jednostavniji pristup i bolje usluge za građane i preduzeća.  

Ministarstvo javne uprave se kao prvo u Crnoj Gori opredelilo za uvođenje upravljanja kvalitetom putem modela zajedničke samoprocjene (eng. Common Assesment Framework - CAF). Naš cilj i motivacija za uvođenje upravljanja kvalitetom jeste težnja prema kontinuiranom povećanju efikasnosti, efektivnosti i ekonomičnosti radnih procesa, stalnog praćenja, ocenjivanja i unapređenja kvaliteta usluga, upravljanja i dinamike rada u Ministarstvu.

Zajednički okvir procene (CAF ) predstavlja osnovu za razvoj organizacione kulture orijentisane ka potrebama građana. Naše Ministarstvo, odnosno odabrana Radna grupa za samoprocenu je, uz tehničku podršku BASID III projekta koji sprovodi ReSPA pripremilo CAF Akcioni plan unapređenja, što je osnova za nastavak rada na kontinuiranom poboljšanju upravljanja i rada u Ministarstvu. Nastojanje da povećamo kvalitet rada Ministarstva omogućiće da poslužimo kao primjer nove orijentacije prema zaposlenima, građanima i partnerima.

Naš cilj je bolji rad institucije, veći kvalitet proizvoda i usluga- i na kraju- zadovoljan građanin i privreda!

ŠTA JE CAF?

CAF (Common Assessment Framework) je evropski zajednički okvir procjene, namijenjen unapređenju kvaliteta javnih administracija. To je alat za samoprocjenu koji zajednički koriste i rukovodioci i zaposleni za analizu i utvrđivanje svojih prednosti i potencijala za poboljšanje. Krajnji cilj je postizanje odličnih rezultata koji će uticati na poboljšanje usluga ka korisnicima, građanima i društvu u cjelini. U zavisnosti od sektora, korišćenje CAF-a može da obezbijedi “brze i ispravne poslovne dozvole”, “dobro obrazovane učenike”, “bolji kvalitet života kroz pobošljanje javnih zdravstvenih usluga”, ili uopšteno “sveobuhvatnu uslugu građanima”, “održivo upravljanu infrastrukturu” ili “visoko motivisane zaposlene”.Suština CAF-a je tipski upitnik koji obuhvata oko 200 pitanja kojim se dobija opis kvaliteta javne uprave ili organizacije. Zatim, kroz CAF akcioni plan, organizacija sprovodi zajednički definisana poboljšanja. Veliki broj korisnika koji koristi CAF prepoznao je njegove prednosti kao što su: on je skrojen za javni sektor, koristi jednostavan jezik i podrazumeva uključivanje ljudi i obezbjeđuje merljiva poboljšanja. U zavisnosti od veličine organizacije, CAF se može implementirati u cijeloj organizaciji ili u pojedinačnim odeljenjima. Zato CAF može da bude ‘kompas’ koji će pomoći rukovodiocima na putu ka Izuzetnosti!

Šta je CAF model?

CAF želi da postigne odličan rezultat i uticaj koji treba da se izmjere i dokažu činjenicama i ciframa.

CAF određuje pet “aktivatora” koji osnažuju organizaciju da funkcioniše najbolje što može i isporučuje odlične rezultate za građane, korisnike i zaposlene. Najvažnije od svega je liderstvo koje postavlja strateški pravac organizacije i gradi organizacione temelje. Odlično liderstvo sprovodi “strategiju i planiranje”, “upravljanje ljudskim resursima” i upravlja resurse kao što su budžet, znanje i informatička tehnologija na održiv način. Na ovim osnovama, organizacija definiše dokumente i interne “procese” i stalno ih razvija.

Takođe, CAF definiše četiri kriterijuma rezultata za mjerenje uticaja usluga koje pruža organizacija: Rezultati povezani sa zaposlenima, npr. koliko su zadovoljni zaposleni svojim radom u organizaciji i koje su njihove potrebe za obukom? Rezultati povezani sa građanima, npr. koliko su zadovoljni građani radom organizacije (ministarstvo, opština, škola i sl.)? Koliko zadovoljava dostupnost organizacije (preko telefona, lično i sl.)? Rezultati društvene odgovornosti, npr. šta organizacija čini da ispuni svoju društvenu odgovornost? Glavni rezultati rada, npr. kakvi rezultati, ishodi i uticaji su postignuti u zavisnosti od sektora (npr. javni prevoz, policijska bezbijednost, zaštita životne sredine, socijalne usluge, kvalitet zakonodavstva i sl.)? Suština CAF-a je tipski upitnik koji obuhvata oko 200 pitanja kojim se dobija opis kvaliteta javne uprave ili organizacije. Zatim, kroz CAF akcioni plan, organizacija sprovodi zajednički definisana poboljšanja. Veliki broj korisnika koji koristi CAF prepoznao je njegove prednosti kao što su: on je skrojen za javni sektor, koristi jednostavan jezik i podrazumeva uključivanje ljudi i obezbeđuje merljiva poboljšanja. U zavisnosti od veličine organizacije, CAF se može implementirati u celoj organizaciji ili u pojedinačnim odeljenjima. Zato CAF može da bude ‘kompas’ koji će pomoći rukovodiocima na putu ka Izuzetnosti!

Vodič za sprovođenje CAF-a

Rukovodni tim treba otvoreno da razgovara o sprovođenju CAF-a. CAF nije “ekspertska” procedura u kojoj eksterni eksperti utvrđuju šta je “dobro” ili “loše”. To je zajednička aktivnost za otkrivanje potencijala za organizaciona poboljšanja.

Za sprovođenje CAF programa, organizacija preduzima sledeće korake:

Uspostavljanje CAF programske strukture

1 Informisanje zaposlenih o CAF programu i njihovo uključivanje u realizaciju preko zajedničkih timova je suština uspešnog sprovođenja CAF-a.

Definisanje CAF programskih uloga u okviru upravljanja CAF programa: rukovodilac CAF programa (zajedno sa CAF moderatorom) vodi CAF proces, postavlja ciljeve, odabira CAF grupu za samoprocenu i dostupan je interno za bilo kakva pitanja u vezi CAF programa, a CAF programski asistent podržava rukovodstvo CAF programa i stara se o tekućim pitanjima. CAF grupa za samoprocenu je odgovorna za sprovođenje CAF samoprocene.

Postavljeni plan komunikacije prati projektnu komunikaciju i usredsređuje se na precizne i pravovremene informacije u vezi sprovođenja CAF programa uz upotrebu relevantnih komunikacionih alata.

Faza samoprocjene 

2 Sprovođenje CAF obuke ima za cilj da informiše članove CAF grupe za samoprocenu u vezi CAF-a i njihovih konkretnih uloga.

Svaki član CAF grupe za samoprocenu prolazi kroz fazu individualne samoprocjene (koja je anonimna i poverljiva) preko popunjavanja CAF matrice i fokusiranja na opisivanje jakih strana, potencijala za poboljšanje i dalji razvoj i mjere konačne samoprocene. Na kraju ove faze koja traje od četiri do šest nedelja, matrice za evaluaciju se predaju (eksternim) moderatorima kao priprema za CAF radionicu.

CAF radionica je srce CAF programa zato što CAF grupa za samoprocenu sakuplja i raspravlja različite perspektive i iskustva kao strateška jedinica i motor za administrativni razvoj.

Moderator izrađuje izveštaj sa CAF samoprocene i predaje ga rukovodiocima CAF programa. Izveštaj pokazuje jake strane, potencijal za poboljšanje i mere za dalji razvoj, kao i ishod diskusije (konsenzus) o svih devet CAF kriterijuma. Vodič za sprovođenje CAF-a

CAF akcioni plan 

3 CAF grupa za samoprocenu priprema CAF akcioni plan u toku radionice. Plan predviđa obaveze i vremenske rokove.

Izveštaj o CAF akcionom planu je zasnovan na CAF akcionom planu, a mora da se podeli sa više grupa (“CAF akcione grupe”) koje zajedno obavljaju povezane aktivnosti.

Sprovođenje CAF-a

4  Akcioni plan za sprovođenje CAF-a zahteva vremenski okvir od jedne do tri godine. On treba redovno da se uključuje u diskusije tima kako bi članovi tima mogli da se informišu o stanju projekta i da raspravljaju o mogućim izazovima.

Konstantna kontrola projekta je važna u cilju njegove realizacije i potrebnog revidiranja. Ovaj alat za centralno rukovođenje CAF programom daje ključne uvide u to gde je potrebna podrška, koja su konkretna pitanja koja treba da se rešavaju i da li se vreme i resursi koriste prema planu.

Linkovi: 

https://www.respaweb.eu/77/pages/10/rqmc

https://www.eupan.eu/wp-content/uploads/2019/11/20191118-CAF-2020-FINAL.pdf